今から20数年前。高校を卒業して社会の門を叩いたばかりの私は、期待よりも圧倒的な「不安」に支配されていました。
当時の私には、何もありませんでした。 特別なスキルも、気の利いた敬語も、複雑なExcelの数式も。事務机に座り、ひっきりなしに鳴る電話の音にビクつきながら、「自分は本当にこの場所で役に立てるのだろうか」と、冷や汗をかきながらモニターを眺めていたのを昨日のことのように思い出します。
あれから27年。 バブルの余韻が消え、IT化が進み、働き方が劇的に変わる荒波の中で、私は事務職として生き残ってきました。今は係長として組織の調整役を担う私が、当時の「自分」のような、不安で押しつぶされそうな後輩たちへ伝えたいことがあります。
「知らない」ことを隠さない勇気が、プロへの第一歩となる
新入社員の頃、私は「無知」を恥だと思っていました。 周りの先輩たちが当たり前のように専門用語を使い、効率的に書類を捌いていく姿を見て、「早く追いつかなければ」と焦るあまり、分からないことを「分かったふり」をして過ごしてしまった時期があります。
しかし、27年経った今だからこそ断言できます。 事務職において「分かったふり」ほど恐ろしいものはありません。
事務の仕事は、一つのミスが組織全体の歯車を狂わせる「精密機械」のようなものです。曖昧な記憶で処理した伝票や、適当に流した電話応対は、必ず後で大きなトラブルとなって跳ね返ってきます。
当時の私は、その恐怖から逃れるために「聞きまくる」という泥臭い方法を選びました。 「こんなことも知らないのか」と思われるのが怖かった。でも、それ以上に「間違ったまま進むこと」の方が怖かったのです。
実際に聞きまくってみて分かったのは、プロに見えていた先輩たちも、実は「なんとなく」でやっていることが意外と多いという事実でした。私が粘り強く本質を問い直したことで、形骸化していた無駄な業務フローが見直されたこともあります。
「聞きまくる姿勢」は、恥ではありません。それは、仕事に対する誠実さそのものです。27年経った今でも、私は新しいシステムや制度を導入する際、誰よりも先に「教えてくれ」と頭を下げます。その謙虚さこそが、事務職としての寿命を延ばす唯一の術なのです。
失敗を個人の責任にせず「仕組み」で封じ込める
事務職として生きていれば、必ずミスをします。 宛先を間違えたメール、一桁打ち間違えた数字、スケジュールの調整ミス。私もこれまで、顔が真っ青になるような失敗を数えきれないほど経験してきました。
若い頃の私は、ミスをするたびに「次は気をつけよう」と精神論で片付けていました。しかし、27年目の私は違います。 「次は気をつけよう」は、何の解決にもなりません。人間は、必ずまた忘れる生き物だからです。
私が27年かけて辿り着いたのは、失敗を「仕組み」で封じ込めるという考え方です。 ミスをしたら、自分を責める時間を5分で切り上げ、残りの時間を「二度と同じミスが起きないチェックリスト」の作成や、Excelの入力規制の設定に充てました。
失敗は、自分の能力が低い証拠ではなく、「今のやり方に欠陥がある」という貴重なサインです。 そのサインを拾い上げ、一つずつ「仕組み」という名の防波堤を築いていく。その積み重ねが、やがて「あの人に任せれば絶対にミスがない」という、事務職にとって最高の称号である「信頼」へと繋がっていくのです。
「継続」という名の揺るぎない才能を信じる
事務職の仕事は、華やかさとは無縁です。 毎日同じ時間にデスクに座り、同じような書類を処理し、人間関係の板挟みに遭いながら調整を繰り返す。時には「自分はただの歯車ではないか」と、虚しさを感じる日もあるかもしれません。
しかし、27年という歳月をかけて、私は一つの確信を得ました。 「当たり前のことを、当たり前に、何十年も続けること」は、それ自体が凄まじい才能だということです。
一度きりの努力や、一瞬の閃きで評価される仕事もあります。しかし、事務職の真価は「安定感」にあります。 景気が良くても悪くても、自分の感情が乗っていてもいなくても、変わらずに成果を出し続ける。その継続こそが、周囲に安心感を与え、組織の背骨となります。
特別な才能なんていりません。 ただ、今日一日、自分のデスクを整え、目の前の業務を誠実に遂行し、明日もまた同じように椅子に座る。その「歩みを止めないこと」の価値を、自分だけは信じてあげてください。
27年前、震える手で受話器を握っていた私は、今、揺るぎない自信を持ってこの文章を書いています。 その自信を授けてくれたのは、知識でも技術でもなく、今日まで積み上げてきた「時間」そのものでした。
今、不安の中にいるあなたへ。 大丈夫です。まずは一本のペンを正しく持つことから始めてください。 その一歩が、27年後のあなたを、誰からも頼られる立派なリーダーへと導いてくれるはずです。
私は、あなたの静かな戦いを、誰よりも応援しています。
