月次集計の作業をExcelで改善しようとしたとき、最初に手をつけたのは複雑な関数の組み立てだった。
VLOOKUPやSUMIFSを駆使して自動化を進め、確かに計算部分の時間は大幅に短縮できた。月間12時間の工数削減にまでこぎつけ、達成感もあった。だが、改めて自分の作業を観察してみると、実は時間を一番使っていたのは関数の計算時間ではなく、セルからセルへ移動する、範囲を選択する、シートを切り替えるといった、地味な「操作」そのものだったことに気づいた。
どれだけ優れた関数を組んでも、そこにたどり着くまでのマウス操作がもたついていては、作業全体のスピードは上がらない。この気づきが、Excel作業に対する自分の考え方を変えることになった。
マウスを使うたびに、スピードが落ちている
キーボードから手を離してマウスに持ち替え、カーソルを目的のセルまで動かし、クリックして、またキーボードに戻る。この一連の動作は、一回あたりは数秒でも、一日に何十回、何百回と繰り返せば、かなりの時間になる。
月次集計の作業を見直していたとき、この「持ち替え」の回数そのものを減らすことが、関数を磨くことと同じくらい重要だと気づいた。
左手だけでセルを動かす
そこで意識して使うようになったのが、キーボードのショートカットキーだ。矢印キーでのセル移動、Ctrlキーを押しながらの矢印キーでデータの端まで一気に移動、Shiftキーを押しながらの範囲選択。これらはすべて左手だけで完結する操作だ。
右手はマウスに置いたまま、左手だけでセルの移動や選択を済ませてしまう。この操作に慣れるまでは、むしろ最初は時間がかかって面倒に感じた。だが、一度体に染み込んでしまえば、マウスを持ち替える回数が激減し、体感として作業スピードが大きく変わった。
複雑な関数より、シンプルな操作の積み重ね
事務職として働いていると、ついつい「もっと高度な関数を使えば速くなるはずだ」と考えがちだ。実際、自分もそう思い込んでいた時期がある。
だが実際に効果が大きかったのは、関数そのものの高度化よりも、日々の地味な操作をいかに速く済ませるかという部分だった。Ctrl+矢印キーでのジャンプ移動、F2キーでのセル編集、Ctrl+1での書式設定ダイアログの呼び出し。こうした基本的なショートカットを組み合わせるだけで、複雑な関数を覚えるよりも、はるかに即効性のある効率化ができる。
覚えるのは、たった数個でいい
ショートカットキーは無数にあるが、すべてを覚える必要はない。自分の場合、日常的に使うのは片手で数えられる程度のショートカットだけだ。
セル移動、範囲選択、コピー&ペースト、元に戻す。この数個を体に染み込ませるだけで、日々の作業のかなりの部分がスムーズになる。欲張って全部を覚えようとすると、かえって定着しない。まずは一つだけ、今日から意識して使ってみる。そのくらいの気軽さで十分だと思っている。
速さは、積み重ねた一秒の総量
一回の操作で短縮できる時間は、ほんの一秒にも満たないかもしれない。だが、それを一日に何百回と繰り返すのが、事務職の仕事の実態だ。
月次集計を改善したときに得た月間12時間という数字は、関数の工夫だけでなく、こうした地味な操作の積み重ねがあって初めて実現できたものだった。派手な改善策よりも、日々の小さな動作を見直すことの方が、結果として大きな差を生む。これは27年間、数字と向き合い続けてきて、実感として持っている考え方だ。
若手に教えるときに気づいたこと
後輩にExcel作業を教える機会があったとき、関数の説明をする前に、まずショートカットキーの使い方から伝えるようにしている。
いきなり複雑な関数を教えても、基本の操作が遅いままでは、宝の持ち腐れになってしまう。逆に、操作のスピードが上がっていれば、少しずつ関数を覚えていくだけで、作業全体の質は自然と上がっていく。教える順番を変えただけで、後輩の習熟スピードが目に見えて変わったことがあり、この順番の大切さを改めて実感した。
一ヶ月後の自分のための投資
ショートカットキーを覚える作業自体は、正直地味で、すぐに成果が見えるものではない。最初の数日は、むしろ普段より作業が遅くなることもある。
それでも、一ヶ月後、三ヶ月後を考えると、この投資は確実に回収できる。月次集計の改善のように、大きな成果は一度の工夫だけで生まれるのではなく、日々の小さな積み重ねの先にあるものだと、27年間働いてきて実感している。
道具を変える前に、使い方を見直す
高性能なパソコンや便利なツールを導入すれば仕事が速くなると考えがちだが、今の環境のままでも、操作の仕方を変えるだけで速度は大きく変わる。
関数を磨くことも大切だが、その前に、自分がどれだけ無駄な動きをしているかを一度観察してみてほしい。左手だけでどこまでセルを動かせるか。そこに、思っている以上の伸びしろが眠っているかもしれない。
